Zeitmanagement – so gelingt es euch

Zeitmanagement – so gelingt es euch

Wer sein Leben plant, der gewinnt Zeit. Zeit bedeutet wiederum, sich Dingen im Privatleben, oder Beruf widmen zu können, die oftmals zu kurz kommen. Wer sein Leben diszipliniert und systematisch organisiert, wird schnell feststellen, dass Zeit ein sehr dehnbarer Begriff ist – ihr müsst sie nur planen.

Eine Stunde Zeit …

Wer eine Stunde Zeit hat, der geht entweder gemütlich in die Badewanne, bügelt danach sein einzelnes Hemd und sortiert im Vorbeigehen schnell ein paar Schubladen, weil er gerade etwas Bestimmtes für den anstehenden Termin in einer Stunde gesucht hat. Schwups, die Stunde ist rum.

Jemand anderes läuft in dieser einen Stunde chaotisch durch die Wohnung, schaut sich die hübschen Fische im Aquarium an, stellt fest, dass es geputzt werden muss und fängt damit an. Plötzlich schaut er entgeistert auf die Uhr, denn die eine Stunde ist rum und das Hemd ist noch nicht gebügelt und duschen war er auch nicht. Und nun? Er kommt zu spät und geschafft hat er nichts, außer das Säubern des Aquariums.

Wieder jemand anderes nimmt sich in dieser einen Stunde vor, schnell zu duschen und sich ein Hemd auszusuchen, da diese am Wochenende alle schon gebügelt wurden. Nach 15 Minuten hat er noch genug Zeit, um sich einen Kaffee zu machen, in Ruhe die Unterlagen für den Termin rauszusuchen und wird anschließend von seinem Smartphone an den Termin in 10 Minuten erinnert. Genau pünktlich, denn nun kann er sich ohne Zeitdruck fertig machen und schwups – alles erledigt und raus aus dem Haus.

Organisation ist alles

Wer sein Leben besser planen und zeitlich einteilen möchte, muss erst einmal wissen, aus welchen Elementen das eigene Leben überhaupt besteht. Welche Dinge gilt es an diesem und an weiteren Tagen, oder aber „irgendwann“ in Zukunft zu erledigen.

  1. ToDo-Liste: HEUTE
  2. ToDo-Liste: MORGEN oder DIESE WOCHE
  3. ToDo-Liste: UNBESTIMMT

Plant eure Aufgaben und alles, was zu eurem Alltag gehört in entsprechende Listen. Natürlich ist es albern, Pausen, Kaffee, Duschen, oder „fertig machen“ in Listen zu sortieren, doch ihr habt vielleicht gesehen, wie schnell eine Stunde vergeht, wenn man auf gut Deutsch gesagt keinen Plan hat, wie diese eine Stunde aussehen soll.

Daher empfiehlt es sich für den Anfang definitiv, Listen über alle Aktivitäten zu führen, die täglich oder einmalig anfallen. Im Laufe der Zeit sind gewisse Dinge so gut strukturiert, dass sie nicht separat eingeplant werden müssen, weil fest steht, wie der weitere Tagesverlauf aussieht. Ihr braucht daher keine Angst haben, dass wir euch raten, auch noch in fünf Monaten eine Liste darüber zu führen, wann ihr eure Kaffeepause einlegen wollt.

Für diese Art der Organisation können wir euch übrigens Things ans Herz legen. Hierbei handelt es sich um ein ToDo-Management mit passender App.

Strukturiert euren Tag

Habt ihr erst einmal einen Überblick darüber, welche Aufgaben anfallen, so könnt ihr sie auf den Tag verteilen. Macht euch eine Liste an Aufgaben, oder Aktionen und verpasst ihnen eine entsprechende Uhrzeit. Das lässt sich möglicherweise in einem Kalender realisieren, der eine Start- und Endzeit für Aktionen darstellt, oder aber ihr verwendet auch hier eine Liste – beispielsweise Google Docs, da es auch via App und im Browser leicht zugänglich ist.

Sortiert die Aufgaben, die feste Startzeiten haben und tragt auch die Dauer der Aktion ein. So erhaltet ihr recht schnell einen Überblick über die festen Zeiten und Pläne, die täglich, oder wöchentlich etc. anstehen.

  • 07:00: Wecker klingelt
  • 07:00 – 07:30: fertig machen + Kaffee
  • 07:30 – 08:00: Arbeitsweg

Drei kleine Punkte und schon wisst ihr, wann ihr euren Wecker stellen müsst, wie lange ihr für euren Kaffee und die Klamotten Zeit habt und wann genau ihr auf Arbeit eintrefft (das müsst ihr natürlich erst „rückwärts“ ausrechnen, wie lange ihr für euren Arbeitsweg benötigt und anschließend entsprechend früher aufstehen etc.).

Angenommen, ihr habt um 17 Uhr Feierabend, fahrt eine halbe Stunde zurück und kommt  gegen halb sechs Zuhause an.

Und was nun?

17:30 nach einem langen Arbeitstag. Die „das könnte ich auch mal irgendwann machen“-Aufgaben stapeln sich, aber da niemand mit dem „das MUSST du jetzt machen“-Wedel neben einem steht, hat das auch noch Zeit. Zeit hat auch der Abwasch, die Wäsche, Tasche ausräumen und alles andere … doch was hat keine Zeit? Was muss WIRKLICH heute noch erledigt werden? Die meisten werden kaum einen Plan haben, oder sich gemacht haben, was denn nun wirklich wichtig ist.

Ihr selbst bestimmt eure Prioritäten, daher kommen wir zum oberen Listen-Punkt zurück. Ihr hattet notiert, was wann (oder auch ohne Termin) erledigt werden muss. Priorisiert diese Aufgaben nun, indem ihr ihnen gewisse Wichtigkeits-Stempel verpasst. Unterlagen sortieren, weil die Schublade so blöd aussieht? Weniger wichtig und auch am Wochenende machbar. Tasche auspacken? Wichtig, denn sonst kommt ihr am nächsten Morgen in Zeitnot, wenn euch einfällt, dass das noch nicht erledigt ist. Wäsche machen? An einem Schwung und nicht Stück für Stück einzeln, dann „verzettelt“ ihr euch nicht. Das gilt im Übrigen für alle möglichen Tätigkeiten, denn „gebündelt“ ist eure Zeit definitiv besser eingesetzt, als jedes Mal aufs Neue ein Bügelbrett hervorzukramen, oder eine einzelne Tasse zu spülen.

Die Langeweile beginnt

Wer sein Pflichtprogramm des Tages erledigt hat, der darf aufatmen. Doch schon wieder geht es mit der Frage weiter: Und was nun? Ihr habt den Morgen organisiert und seid pünktlich auf Arbeit, ihr habt euer Pflichtprogramm nach Arbeitsende erledigt und könnt nun endlich ausspannen.

Ist eine Stunde baden, eine Stunde Schubladen sortieren, oder eine Stunde Zeitmanagement betreiben am sinnvollsten? Nun, das könnt nur ihr für euch entscheiden, aber unserer Meinung nach ist es Gold wert, wenn alle Aufgaben fest stehen, die getan werden müssen. Alle Aufgaben haben eine gewisse Priorität und vielleicht sogar schon „persönliche Abgabetermine“.

Ein paar Praxis-Beispiele

Die Steuer muss am 20. November 2013 eingereicht sein? Packt euch drei Termine auf eure ToDo-Listen. Einen Termin einen Monat vorher, um euch gedanklich darauf gefasst zu machen, dass es nächsten Monat los geht. Einen Termin zwei Wochen vorher, um die Woche vor Abgabe beruflich und privat schon mal ein wenig „luftiger“ zu gestalten, um Zeit zu haben. Und einen Tag vorher, um genau zu wissen: Morgen sollte ich mir nichts vornehmen, denn die Steuern sind dran.

Ihr seid Freiberufler und müsst XYZ Aufträge abschließen, am besten alles noch heute und außerdem alles jetzt, oder gleich gestern? Dieses Problem kennen wir nur zu gut und auch hier hat sich die ToDo-Software Things in Kombination mit Kalender und Docs bewährt. Wer im Blick hat, wann welche Termine fällig sind, sich früh genug und häufig genug daran erinnern lässt und noch dazu abstreicht, was getan wurde, der stellt schnell fest, dass Struktur sogar Spaß macht. Kein von links nach rechts hüpfen mehr in den Aufgaben, sondern ein klares Abarbeiten der notwendigen ToDo’s. Von A bis Z und genau zur richtigen Zeit.

Und am Ende des Tages …

… bleibt es wie immer euch selbst überlassen, wie ihr euren Tag organisiert, strukturiert und vor allem auch lebt. Dieser Artikel ist weiß Gott nicht dafür gedacht, euch etwas „vom Leben zu erzählen“. Auch wir sind normale Menschen, die Zeitnot kennen und sich auch mal verzetteln. Doch vielleicht hilft es, euch zu motivieren, dass jeder von euch ein bisschen mehr freie Zeit für sich haben kann, wenn die anderen Dinge des Lebens klarer und strukturierter vor Augen liegen. Wir drücken jedem von euch die Daumen und wünschen euch vor allem eines: Zeit!

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